E-Mail-Etikette (Teil1)

E-Mail-Knigge

E-Mails sind heutzutage nützliche Helfer, wenn es darum geht Telefonat, Gesprächsergebnisse etc. kurz allen Beteiligten zu dokumentieren oder alle auf einen einheitlichen Kenntnisstand zu bringen. Kurz und prägnant  kann möglichst schnell berufliche Korrespondenz getippt und verteilt werden.

Und natürlich gibt es auch seit 2007 gesetzliche Formvorschriften. Rechtsform und Sitz des Unternehmens, Vor- und Zuname des oder der Geschäftsführer, Registergericht und die Handelsregisternummer müssen angegeben werden. Datenschutzangaben werden oft angefügt. Diese Pflichtangaben werden idealerweise direkt in der Signatur gespeichert, denn fehlende oder fehlerhafte Angaben können abgemahnt werden.

Was hier oft zu kurz kommt ist eine Art Etikette für den guten Ton im E-Schriftverkehr.

2 E-Mail-Etikette-Regeln:

• Der größte Vorteil der E-Mail, aber auch ihr größtes Handicap ist die Geschwindigkeit. Wer schnelle Nachrichten sendet will auch schnelle Reaktionen.
  • Binnen 24 Stunden (Faustregel) sollte eine Antwort beim Absender eingehen. Oder zumindest eine Nachricht, dass man die E-Mail empfangen hat und bearbeitet.
• Die zweitwichtigste Regel stellt die Mail grundsätzlich infrage:
  • Ist es wirklich notwendig diese E-Mail zu versenden?
  • Stimmen der oder die Adressaten?
    • Oder könnten es auch weniger oder andere sein?
    • Faustregel:
      • Nur der, den es angeht ist der Adressat.
      • Auf „CC“ kommt, wer die Kenntnis erhalten soll, aber nicht reagieren muss.
      • Auf „BCC“ kommen nur in Ausnahmefällen infrage. Zum Beispiel, wenn nicht jeder sehen muss, wer den Newsletter bekommt, oder auch aus Datenschutzgründen.